Hier vindt u, in het kader van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), het Privacy Reglement van Buurtvereniging de Bosrand Bergeijk.

 

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mail adres en telefoonnummer.
4. Onder vereniging wordt verstaan Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk zoals omschreven in de Statuten.
5. Inschrijfformulier is het aanmelding voor lidmaatschap Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk
6. Inschrijfformulier is de goedkeuring voor in het privacyreglement opgenomen voorwaarden bij deelname aan activiteiten van genoemde vereniging.
7. Bewaar termijn bij de secretaris is de duur van het lidmaatschap en tenminste 1 jaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag.[Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
8. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij  heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.
In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, contributie ophalen, het uitdelen van attenties, het adres voor
correspondentie en bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, en het telefoon nummer voor contact.
Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke zorgvuldig bewaard wordt.

De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen noodzakelijk is voor het verspreiden van deelname van activiteiten van onze vereniging.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.
De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon of deelnemend gezin lid is van de vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben. 

Wat zijn uw rechten:
U heeft het recht Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Inschrijfformulier:
Indien iemand lid wil worden van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 3 van dit reglement.
Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk. Hetgeen men kan lezen op de website van buurtvereniging De Bosrand Bergeijk en ter inzage ligt bij de secretaris

Aanmeldformulier:
Voor deelname aan activiteiten van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk dient men zich op te geven met naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail adres. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten.
Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd.
Van de activiteiten wordt door de coördinator activiteiten een verzamellijst bijgehouden. Deze lijsten zullen, na elke jaarvergadering bij het vaststellen van het jaarverslag van voorgaande jaar, minimaal 2 jaren bewaard worden.

Foto’s:
Bij Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk activiteiten kunnen foto’s of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk.
Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.
Dit staat vermeld op het aanmeldformulier voor een activiteit.
De werkgroepleden verlenen bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond voorbereiding van de activiteit gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop het werkgroeplid zichtbaar is. Indien het werkgroeplid hier bezwaar tegen heeft zal het werkgroeplid dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

Geluidsopnames:
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

Privacy beleid Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk:
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Geheimhouding:
Indien een werkgroeplid bij zijn of haar activiteit kennis neemt van bijzondere omstandigheden van het verenigingslid, dan zal het werkgroeplid hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van het verenigingslid weten te respecteren.

Is Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?
De website van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk. Dit betekent niet automatisch dat Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

Welke informatie wordt verzameld:
Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk maakt gebruik van WordPress. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren. 

Data lek:
Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG].

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.
Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

Functionaris gegevensbescherming:
Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.
 
Dit document heet “privacy Reglement Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk” en is vastgesteld in de bestuursvergadering van Buurtvereniging De Bosrand Bergeijk op 09-01-2019.

Voorzitter:
Mw. B.C.M. Sesink- van Woerkum

Secretaris:
Dhr. H.G.J.C. Teurlinckx